Som virksomhedsejer er det vigtigt at forstå dine forpligtelser i forbindelse med anmodninger om adgang til dataoplysninger (DSAR) og at have en proces på plads til håndtering af dem.
DSAR’er er anmodninger fra enkeltpersoner om adgang til deres personlige data, som din virksomhed behandler, og det er dit ansvar at besvare disse anmodninger rettidigt og korrekt.
Hvem kan lave en DSAR?
DSAR’er kan indgives af enhver person, hvis personoplysninger behandles af din virksomhed. Dette omfatter kunder, partnere, leverandører, medarbejdere og alle andre, hvis data du indsamler eller behandler.
Tidsramme for besvarelse af en DSAR
Du skal svare på en DSAR inden for en måned efter modtagelsen af den. Denne tidsramme kan forlænges med yderligere to måneder, hvis anmodningen er særlig kompleks, eller hvis du har modtaget et stort antal anmodninger.
Sådan sender du data
Du skal give den enkelte person en kopi af hans / hendes personoplysninger i et almindeligt anvendt format, f.eks. et PDF- eller Excel-regneark. Du skal også angive de formål, som deres data behandles til, modtagerne af deres data (hvis det er relevant), og hvor længe deres data vil blive opbevaret.
Betydelige bøder for manglende overholdelse af DSAR'er
Det er vigtigt at bemærke, at manglende overholdelse af DSAR’er kan resultere i betydelige bøder og omdømmeskader for din virksomhed. Derfor er det vigtigt at have en proces på plads til at håndtere disse anmodninger og sikre, at du overholder databeskyttelseslovgivningen. Dette kan omfatte at have en udpeget medarbejder eller et team, der er ansvarlig for håndteringen af DSAR’er samt at uddanne medarbejdere i, hvordan de skal håndtere disse anmodninger.
Vigtigheden af at investere i effektive værktøjer til håndtering af DSAR'er
Derfor er det en smart beslutning at investere i effektive værktøjer, der kan hjælpe din virksomhed med at håndtere DSAR’er (Data Subject Access Right Requests). Et sådant effektivt værktøj bør kunne håndtere hele proceduren og tilbyde brugbare løsninger, samle alle anmodninger på ét sted, bekræfte legitimiteten af disse anmodninger, minde det tildelte personale om at begynde at arbejde med anmodningen, lokalisere og sortere data, så de er klar til at blive eksporteret eller slettet, eksportere dataene i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og sende de ønskede data sikkert ved hjælp af avanceret kryptering.
Disse værktøjer er afgørende for at opretholde den juridiske overholdelse uden at øge arbejdsbyrden eller den tid, der går med at behandle sådanne anmodninger.
Et effektivt værktøj vil håndtere alle disse opgaver effektivt og problemfrit, så du kan fokusere på at drive din virksomhed. Klik her for at læse mere om DSAR og effektive løsninger og værktøjer, der kan hjælpe virksomheder med at håndtere DSAR’er.
Ved at forstå dine forpligtelser og have en proces på plads til håndtering af DSAR’er kan du sikre, at du overholder databeskyttelseslovgivningen og respekterer rettighederne for de personer, hvis data du behandler. Det er også en god idé at gennemgå dine databeskyttelsespolitikker og -procedurer regelmæssigt for at sikre, at du opfylder dine juridiske forpligtelser og beskytter dine kunders og medarbejderes personoplysninger.